É comum que, em imóveis ou negócios pertencentes a mais de uma pessoa — irmãos que herdam fazendas, sócios que dividem propriedades, herdeiros que mantêm bens indivisos —, apenas um dos coproprietários assuma a administração do patrimônio comum. Quando isso acontece, surge naturalmente a pergunta: o administrador precisa prestar contas formalmente aos demais? E, se todos têm acesso a um sistema informatizado com os lançamentos financeiros, esse acesso já não substituiria a prestação de contas?
Ao julgar recurso especial sobre o tema, a Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça (STJ) respondeu de forma clara: a simples existência de um sistema de compartilhamento de informações não afasta o dever de prestar contas, porque as contas devem ser apresentadas de forma especificada e completa — algo que o mero acesso a dados, por si só, não assegura.

O caso analisado
A discussão teve origem em ação de exigir contas ajuizada por um irmão contra o outro, com o objetivo de compelir o administrador a prestar contas da gestão de imóveis rurais pertencentes a ambos, mantidos em condomínio.
O pedido foi julgado procedente em primeiro grau — ou seja, reconheceu-se o dever de prestar contas. Inconformado, o irmão administrador recorreu, sustentando, em síntese, três argumentos:

1. Ausência de interesse de agir, uma vez que os irmãos utilizavam um software de gestão (PROGEST), no qual todas as informações relativas à administração dos bens estariam disponíveis para consulta;
2. Inexistência de dever de prestar contas quanto à “Fazenda Loanda”, que havia sido objeto de contrato de arrendamento firmado em 2004, com exploração exclusiva pelo próprio administrador, supostamente com a anuência do irmão;
3. Inexistência de dever de prestar contas quanto à “Fazenda Vale do Araguaia”, imóvel que teria sido objeto de distrato, com devolução aos antigos proprietários.

O Tribunal de Justiça de Mato Grosso negou provimento ao recurso, mantendo a decisão. O caso chegou, então, ao STJ.

Como funciona a ação de exigir contas
Para compreender a decisão, é útil conhecer a estrutura desse tipo de ação, prevista no artigo 550 do Código de Processo Civil e explicada no voto da relatora, Ministra Nancy Andrighi.
A ação de exigir contas se desenvolve em duas fases distintas:

• Primeira fase: verifica-se apenas se existe o direito de exigir as contas. Se o pedido for julgado procedente, o réu é condenado a prestá-las no prazo de quinze dias.
• Segunda fase: analisa-se a adequação das contas efetivamente apresentadas, apurando-se a existência ou não de saldo credor ou devedor.

O recurso julgado pelo STJ dizia respeito exclusivamente à primeira fase — isto é, ao reconhecimento do direito de exigir as contas, e não ainda ao seu conteúdo ou ao resultado financeiro da apuração.
O voto também recordou que, para que essa ação seja cabível, é preciso demonstrar o chamado interesse de agir, caracterizado pelo binômio necessidade-adequação. Na prática, a jurisprudência do STJ entende que esse interesse se configura quando presente alguma destas situações: recusa ou demora em prestar as contas; não aprovação das contas prestadas; ou divergência quanto à existência ou ao valor do saldo credor ou devedor.

O que decidiu o STJ
A Terceira Turma, por unanimidade, negou provimento ao recurso, mantendo integralmente a decisão de origem. Os fundamentos podem ser resumidos em três pontos.

1. Quem administra bens alheios — inclusive em condomínio — deve prestar contas
O acórdão reafirmou entendimento já consolidado no Tribunal: aquele que administra bens de terceiros, nisso incluídos os bens mantidos em condomínio, tem o dever de prestar contas de sua administração. O condômino administrador, portanto, responde perante os demais coproprietários.

2. Acesso a sistema informatizado não equivale a prestação de contas
Este é o núcleo da decisão. O STJ endossou o raciocínio do Tribunal de origem de que o exercício do direito de fiscalização não se confunde com o dever de prestação formal de contas.
A mera possibilidade de consulta a dados financeiros não exonera o administrador de sua obrigação legal de prestar contas de maneira estruturada, clara e respaldada documentalmente. O acórdão observou, ainda, uma circunstância relevante: é o próprio administrador quem gerencia as informações, detendo domínio exclusivo sobre o lançamento dos dados, ainda que estes sejam compartilhados posteriormente. Vale dizer: quem alimenta o sistema é a mesma pessoa cuja gestão está sob exame.
Nas palavras do julgado, as contas devem ser prestadas “de forma especificada e completa, circunstância que tal sistema, por si só, não assegura”. O direito à prestação de contas visa à transparência e à integral verificação dos atos de administração, com o devido respaldo documental e, se necessário, revisão judicial.

3. Arrendamento ou distrato não excluem automaticamente bens da prestação de contas
Quanto aos dois imóveis que o recorrente pretendia excluir do objeto da ação, o STJ registrou que inexiste previsão legal de exoneração do condômino quanto à prestação de contas de bens que foram objeto de relação contratual. Ao contrário: a exploração econômica dos bens mediante contrato apenas reforça o dever de prestar contas, pois é evidente o interesse do condômino em obter transparência sobre cada negócio jurídico celebrado e, especialmente, sobre os frutos obtidos a partir deles.
No caso da fazenda arrendada, o acórdão de origem havia consignado que não ficou comprovada a efetiva notificação do outro irmão sobre os termos e condições da posse exclusiva — em especial quanto aos frutos e rendimentos decorrentes do uso do imóvel —, não sendo possível presumir concordância com a exclusão do bem. Quanto à fazenda objeto de distrato, entendeu-se que a jurisprudência exige que o administrador apresente, de modo claro, as movimentações financeiras e os atos administrativos relativos aos bens comuns, independentemente de alienações ou distratos subsequentes.
A relatora acrescentou que, de qualquer modo, alterar essa conclusão exigiria reexaminar as particularidades fáticas do caso e interpretar cláusulas contratuais — providências vedadas em recurso especial pelas Súmulas 5 e 7 do STJ.
A tese fixada na origem e mantida pelo STJ é, em síntese: a existência de acesso a informações contábeis pelo coproprietário não afasta o direito à prestação formal de contas; e a prestação de contas pelo administrador de bens em condomínio inclui todos os bens comuns, independentemente de arrendamentos ou distratos, salvo concordância expressa do coproprietário quanto à exclusão.

Conclusão

O julgado estabelece uma distinção prática de grande utilidade: ter acesso a dados não é o mesmo que receber contas. São coisas diferentes tanto em forma quanto em finalidade.
Um sistema de gestão oferece visualização de lançamentos, muitas vezes fragmentados, sem consolidação, sem documentação de suporte e — o ponto decisivo — organizados pelo próprio administrador. A prestação de contas, por sua vez, é um ato formal, estruturado, com demonstração especificada de receitas e despesas, acompanhada dos documentos comprobatórios, apta a permitir verificação e, se for o caso, impugnação.
Para quem compartilha a propriedade de imóveis, negócios ou outros bens administrados por apenas um dos titulares, a decisão traz duas orientações relevantes. A primeira é que o direito de exigir contas subsiste mesmo quando há transparência aparente por meio de sistemas ou planilhas compartilhadas. A segunda é que a exclusão de determinados bens do escopo da prestação de contas — por arrendamento, distrato ou exploração exclusiva por um dos condôminos — depende de anuência inequívoca e devidamente formalizada do outro coproprietário. Ajustes informais, sem documentação clara dos termos, dos frutos e dos rendimentos envolvidos, tendem a não ser reconhecidos como renúncia ao direito de informação.
Do lado de quem administra, a leitura é igualmente útil: manter registros organizados, comunicar formalmente os coproprietários sobre contratos celebrados e documentar eventuais acordos quanto à exploração exclusiva de bens são medidas que reduzem significativamente o risco de litígio.
Cada situação, evidentemente, apresenta particularidades próprias — a natureza do condomínio, a existência de instrumentos contratuais, o histórico de comunicação entre os coproprietários e o período abrangido pelo pedido —, que devem ser examinadas individualmente.